最近では事務職は人気の職種なので、事務で働きたいと思っている人も多いことでしょう。
しかし、一口に事務職といっても様々な種類があります。
パソコン仕事だけというような偏ったイメージを持っている人も少なくありませんが、それは違います。
事務職の種類によって仕事内容や特徴が大きく違いますからしっかりと把握し、自分がやりたい事務の仕事はどれなのか見極める必要があるでしょう。
この記事では、転職する前に把握しておきたい事務職の種類とその特徴について解説していきます。
一般事務・OA事務
一般事務・OA事務とは、
- 書類の管理
- ファイリング
- 書類作成
- データ入力
- 伝票整理
などを行う事務職です。
電話対応や来客対応、郵便物の仕分けなども一般事務の仕事になります。
このように一般事務は専門的な仕事ではなく、様々な業務を広範囲に行うのが特徴です。
しかし、中小規模の企業で従業員が少ない場合には、営業事務や経理事務などの専門的な知識が必要な業務をまとめて任されるケースもあります。
それぞれの企業によって任される範囲が違うため、転職時にはどのような業務を任されるのか確認しておくと安心です。
基本的には特別な資格やスキルがなくてもできる事務職ですから、未経験可といった求人もいくつか存在します。
パソコンでの業務が多いので、基本的なパソコンスキルを身につけておくと転職には有利になります。
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営業事務
営業事務はその名の通り、営業職をサポートするための事務職になります。
営業の仕事は顧客へ自社のサービスや商品をアピールして契約を取ることですが、それには様々な事務仕事が付随します。
見積書や発注書、請求書といった書類の作成、商品の在庫管理や発送、プレゼンテーションの書類作成といった仕事がありますが、それをサポートするのが営業事務です。
事務的なサポートだけでなく、営業がいない場合の来客対応や電話対応も営業事務の仕事になります。
営業事務は一般事務と同じように、特別なスキルや資格を持っている必要がありません。
そのため、営業とコミュニケーションを取って仕事をしていくことになるので、ある程度のコミュニケーション能力があると仕事がしやすくなるでしょう。
未経験であっても採用されやすいのが特徴です。
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経理事務
経理事務は、企業の経理に関する事務仕事を任されている職種です。
経理事務の仕事は企業の規模によって任される仕事が異なることが特徴でしょう。
大企業の場合には、経理事務の中でも部署が分かれていることが多いです。
経理や財務、決算というように部署ごとに分かれていて、その分野の専門知識を求められる業務を任されるのが特徴です。
中小企業の場合には部署は分かれておらず、経理や財務、決算などをまとめて行うことが多くなっています。
そのため、広い範囲の知識が必要になるでしょう。
小さい企業の場合には、総務などが一緒になっていることも珍しくありません。
経理事務の仕事は伝票の整理や帳簿の作成、経費の精算といったものになります。
銀行へ行ってお金を振り込んだり、引き出したりすることもある重要なポジションです。
月次決算や年次決算のような大きな金額を扱うことも多いので、簿記や商法、会計や法律といった専門知識を求められることも多いと言えます。
人事事務
人事事務は、人事部のサポートをする事務職になります。
人事部では採用や労務管理、給与の支払いなどを担当していますが、それを事務の面からサポートするのが仕事です。
具体的な仕事内容としては、
- 書類作成
- 入社・退職手続き
- 社員情報の管理
などになります。
人事事務は、労務事務や人事アシスタントといった名前で求人が出されていることも多いです。
名前は違いますが、これらの仕事内容はほぼ同じものだと思って良いでしょう。
人事事務にも特別なスキルは必要ありません。
そのため、未経験であっても挑戦しやすい職種となっています。
パソコンでの業務が多いので、基本的なパソコンスキルがあると役立ちます。
その他に、社会保険や税金などに関する業務もあるので、保険などの知識があると転職には有利でしょう。
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総務事務
総務事務の仕事は会社の運営に必要なものを準備したり、管理することです。
コピー用紙やペンなどの文房具、デスクやパソコンといった備品や設備の手配、管理を任されることになるでしょう。
この他にも、オフィスや建物の防災対策や防犯対策なども担当することになります。
社員旅行といった社内イベントの運営や役員会・株主総会などの運営なども任されるため、その業務は多岐に渡ると言えるでしょう。
会社を支える縁の下の力持ちといった業務が多いのが特徴です。
大企業の場合には総務事務が独立していることが多いのですが、中小企業などでは総務事務と人事事務が一体になっていることも多くあります。
また、一般事務や秘書部などがない企業の場合には、総務事務が来客・電話対応やお茶出し、会議室の手配などを任されることも多いです。
企業の窓口とも言える職種なので、コミュニケーション能力やビジネスマナーを身につけていると転職には有利に働きます。
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法務事務
法務事務は企業の法務部で働くことになります。
業務内容としては、各種契約書のチェックや作成、管理といったものです。
企業では、顧客と契約するときに必ず契約書を用意します。
契約書を一から作成していたら時間がかかってしまうので、ひな形を準備しておくのが一般的です。
この時に契約書に問題はないのか、法律的な問題が発生していないかなどを法務事務が確認して、必要があればひな形の更新なども行うことになります。
この他にも、顧問弁護士への取り次ぎや社員からの法律的な問い合わせへの対応、特許などの管理も法務事務の仕事です。
法務事務は法律関係の知識が必要になります。
実務経験がある、もしくは法律関係の勉強をしたことがある人といった条件が付く場合が中にはあります。
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貿易事務
貿易事務は、輸入や輸出に関わる手続きを行うことになります。
- 貿易書類の作成や確認
- 出荷や納入の管理、通関
などの手配が主な仕事です。
他の事務職よりも専門性や知識が必要になる事務職となっています。
特別な資格が必要ではないことから未経験でも挑戦できる貿易事務ですが、貿易に関する知識や語学など覚えることがたくさんあります。
そのため、新しいことを覚えるのが好きな人やスキルアップしていきたいと思っている人に向いているでしょう。
海外とのコミュニケーションも頻繁に行うため、語学力や英文での書類作成など高いスキルを求められます。
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まとめ
このように、事務職には様々な種類があります。
多くの人が事務職と言われて思い浮かべるような一般事務から専門的な知識やスキルが必要になる経理事務や法務事務、貿易事務まで色々な職種があるのです。
仕事内容もそれぞれ違ってきますから、自分がやりたい仕事はどれなのか、自分が持っているスキルを活かせる事務職はどれかをしっかりと調べることが大切になります。
そうすることで、ギャップや後悔が少ない転職ができるでしょう。
